挖掘“隱性需求”，優(yōu)化辦公流程
——彩色數(shù)碼復合機選購心得
歲末年初，又到各大政府部門、機構(gòu)和企業(yè)用戶集中采購辦公系統(tǒng)的高峰期，“彩色商務(wù)”也相應(yīng)地成為時下最流行的詞匯之一。但是，相對于復印、打印、傳真等直觀的“顯性”需求來說，用戶對于一些高附加值的需求，往往缺乏主動意識，需要在專業(yè)人士的幫助和引導才會明晰，因而這些需求也被稱之為“隱性需求”。
長期被忽略的隱性需求
近年來，我國的企業(yè)信息化建設(shè)取得了長足進步，許多用戶把企業(yè)信息化作為提升企業(yè)競爭力的有力手段，然而相應(yīng)地對辦公自動化（OA）卻往往缺乏應(yīng)有的重視。一些企業(yè)對OA的認識陳舊，認為OA就是由復印、打印、傳真和掃描四類功能組成，需要哪一種功能就采購哪一種，把各種功能割裂開來看待。其結(jié)果是，辦公產(chǎn)品每年都增添了不少，但都是“頭痛醫(yī)頭，腳痛醫(yī)腳”，并未形成真正的辦公“自動化”。
究其原因，柯尼卡美能達辦公系統(tǒng)（中國）有限公司銷售企劃部森大輔部長認為，專業(yè)廠商對用戶的OA需求引導不足，缺乏專業(yè)人員對用戶OA系統(tǒng)組建提供足夠的幫助和指導，是造成用戶對OA認識簡單化并長期忽略自身需求的主要原因。正是由于認識到這樣的不足，柯尼卡美能達從去年開始在北京、上海、廣州三地建立了產(chǎn)品展示中心，同時在全國大中城市建立起三百多家互動式體驗店，就是為了增強與用戶的需求溝通，幫助和指導用戶發(fā)掘潛在和隱性的辦公需求，提供更有針對性的產(chǎn)品和解決方案。
如何界定“隱性需求”？
那么，如何界定用戶的辦公需求？森大輔表示，根據(jù)多年來接觸用戶的經(jīng)驗，大致可以可以分為兩大類。一類是“顯性需求”，即目的非常清楚，能夠完成某一些功能和直觀的辦公需求，比如，復印、打印、掃描功能，比如復印和打印的速度等等。另外一種類型則是潛在的、非直觀的“隱性需求”。比如，需要彩色數(shù)碼復合機而非黑白機，對打印強度和穩(wěn)定性、可靠性的需求，對軟件和解決方案的需求，對人性化、無紙化辦公的需求等等。往往在采購初期，用戶并沒有意識到自身的這些需求，直到使用過程中發(fā)現(xiàn)問題，才一一去解決或者久拖不決，這就變成了一種“亡羊補牢”的措施。
舉例來說，某企業(yè)在提出采購一系列辦公產(chǎn)品的計劃時，最初的需求非常簡單，就是要取代過去的舊式復印機，能夠高速、大批量的黑白復印就可以了。少量的彩色打印功能可以通過另外配置彩色打印機完成，彩色打印后再手工插入到整個文件的相應(yīng)頁面當中。經(jīng)過銷售工程師的了解和溝通之后發(fā)現(xiàn)，由于該企業(yè)經(jīng)常要打印和制作大量的彩色宣傳手冊，雖然彩色打印頁面的數(shù)量并不大，但在過去，需要從彩色打印機上打印出來，再進行手工裝訂，不僅費時費力還很容易出錯。而彩色數(shù)碼復合機則是彩色、黑白一次打印裝訂成形，極大地提高了制作效率。
如何挖掘隱性需求？
認識到隱性需求的重要性之后，用戶如何挖掘那些不易察覺的“隱性需求”呢？森大輔表示，一方面用戶要對OA系統(tǒng)引起足夠的重視，可以通過網(wǎng)絡(luò)等手段進行查詢，了解最新的辦公解決方案。另一種方式就是面對面接觸和了解辦公設(shè)備，從親身體驗入手，更好地摸清需求，比如到柯尼卡美能達的各個展示中心、互動式體驗店，現(xiàn)場提出問題，現(xiàn)場由專業(yè)人員參與交流和溝通。這不僅對用戶摸清需求有極大的好處，更能避免用戶在OA上的盲目投資。
根據(jù)多年的經(jīng)驗，森大輔認為，用戶的“隱性需求”主要集中在幾個方面。首先是對“彩色商務(wù)”的需求，多數(shù)用戶最初都把黑白復合機作為首選，認為彩色數(shù)碼復合機“沒必要”，要么把彩頁打印外包給文印中心，要么使用彩色激光打印機或彩噴做一些少量的彩色輸出。但是在經(jīng)過接觸和了解之后，有不少用戶發(fā)現(xiàn)，雖然彩色打印和復印的數(shù)量并不多，但卻非常重要。比如，一些用戶通過制作彩色的商業(yè)計劃書，極大地增強了該商業(yè)計劃書的說服力和感染力，如果外包出去，就有可能導致重要的商業(yè)計劃書內(nèi)容泄密。
其次，是對數(shù)碼復合機的文檔管理、安全管理、成本管理等解決方案軟件的需求。多數(shù)用戶都認為辦公設(shè)備只是承擔基本的輸出工作，殊不知通過硬件和軟件的有效結(jié)合，完全可以進一步優(yōu)化現(xiàn)有工作流程，達到事半功倍的效果。例如通過彩色數(shù)碼復合機將書面資料掃描后轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)，不僅更便于分發(fā)，還可以通過廠商提供的軟件進行快捷的文檔管理和編輯，從而大大提高文檔的使用效率。
第三，是對穩(wěn)定性和可靠性的需求。每一個用戶都希望擁有高穩(wěn)定性的數(shù)碼復合機產(chǎn)品，但是僅僅從機器的技術(shù)參數(shù)上又無法了解到真實的穩(wěn)定性，尤其在執(zhí)行一些高速、大批量的打印任務(wù)時，機器是否卡紙？是否保持良好的可靠工作？一些數(shù)碼復合機由于長時間激光硒鼓的高溫工作，就很有可能會出現(xiàn)死機、卡紙等現(xiàn)象。而一些數(shù)碼復合機具備了“低溫定影”技術(shù)，比如柯尼卡美能達Samitri“聚合碳粉”技術(shù)，輸出時硒鼓和紙張不“燙手”，即使是大批量、長時間地打印也不會過熱死機。
在用戶最看重的投資回報率（ROI）和總擁有成本（TCO）方面，彩色數(shù)碼復合機同樣能很好地滿足用戶的需求。由于彩色數(shù)碼復合機可以替代多臺辦公設(shè)備，可以在整個公司范圍內(nèi)、整個部門共享，平均到每個人的采購成本并不高，同時與多臺設(shè)備相比，減少了故障發(fā)生的機率和后期維修費用。在實施彩色打印控制之后，其彩頁打印必須有相應(yīng)的授權(quán)方可執(zhí)行，在使用成本上也并不比黑白數(shù)碼復合機高多少，但卻更加能符合未來的彩色商務(wù)趨勢。
事實上，已經(jīng)有越來越多的用戶開始意識到“隱性需求”的存在和重要性。森大輔認為，用戶在采購數(shù)碼復合機時，需要認清和挖掘自身的“隱性需求”，最好與經(jīng)驗豐富的專業(yè)人士進行反復和大量的溝通探討，擬定有針對性的辦公自動化解決方案，才能發(fā)揮出現(xiàn)代辦公自動化手段的威力，優(yōu)化辦公流程，實現(xiàn)企業(yè)效率和競爭力的巨大提升。
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