機(jī)關(guān)辦公文印，作為專為各黨政機(jī)關(guān)部委提供文件打印服務(wù)的機(jī)構(gòu)，既有著政府機(jī)關(guān)的性質(zhì)，又像其他印刷企業(yè)一樣，面臨著體制改革、技術(shù)改造、設(shè)備更新的任務(wù)。由于其處于特殊的環(huán)境，面對(duì)著特殊的服務(wù)對(duì)象，承擔(dān)著特殊的任務(wù)，所以其在采用新技術(shù)方面既有著迫切性，又需要謹(jǐn)慎處理好一系列的問題。近年來，數(shù)碼印刷技術(shù)不僅在商務(wù)快印領(lǐng)域得到了應(yīng)用，而且由于其快速、短版等優(yōu)勢(shì)正巧符合機(jī)關(guān)文印的特點(diǎn)，所以致力于推廣數(shù)碼印刷發(fā)展的人們，也對(duì)機(jī)關(guān)文印寄予厚望，那么實(shí)際的使用情況如何呢？我們請(qǐng)來蘇州市大元印務(wù)有限公司（原蘇州市機(jī)關(guān)印刷廠）總經(jīng)理盧鳳燕女士、廣州市人大常委會(huì)機(jī)關(guān)印刷廠梁建生先生，聽一聽他們的想法與做法。
信息化建設(shè)：帶來挑戰(zhàn)與機(jī)遇
隨著信息時(shí)代的到來和網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)等技術(shù)的進(jìn)一步成熟與完善，近年來，電子政務(wù)信息化建設(shè)進(jìn)一步深入，而這其中，無紙化辦公、電子公文被作為提高政府機(jī)關(guān)辦公效率、節(jié)約資源的一種手段而被日益推行。所謂無紙化辦公，顧名思義，就是在政府工作的流程中，減少紙質(zhì)文件的傳遞，而通過將紙質(zhì)公文以專有的技術(shù)處理成為數(shù)字化信息，再利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行公文的管理、遠(yuǎn)程傳送，最后到達(dá)傳達(dá)對(duì)象的手中。
可想而知，無紙化辦公確實(shí)避免了紙質(zhì)文件在逐級(jí)傳達(dá)中所引起的效率低、易泄密、易丟失等弊病，而且節(jié)約了紙張、人力等資源，但文件印制量的減少同時(shí)也給機(jī)關(guān)辦公文印帶來了生存的危機(jī)。再加之，有的政府機(jī)關(guān)開始實(shí)行政府定點(diǎn)采購(gòu)制來確定提供文印服務(wù)的機(jī)構(gòu)，因此原有的機(jī)關(guān)文印如果不能發(fā)揮出其不可替代作用的話，只有面臨著裁員、精減等危機(jī)。
不過，危機(jī)與機(jī)遇并存，盧鳳燕女士表示，政府辦公越來越趨向于網(wǎng)絡(luò)化，文件的印量越來越少，一份文件以前一般是印兩三百份，而現(xiàn)在通常為50～100份，并且品質(zhì)要求越來越高，這樣，原來機(jī)關(guān)辦公文印所依賴的小膠印往往無法滿足這些要求，但數(shù)碼印刷卻具有小批量、速度快、個(gè)性化等特點(diǎn)，并且能夠和IT技術(shù)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)文件網(wǎng)絡(luò)化傳輸、個(gè)性化印刷，恰好能借此在機(jī)關(guān)文印得到大規(guī)模的推廣應(yīng)用。
數(shù)碼印刷：機(jī)關(guān)文印的功臣
據(jù)了解，如今，各機(jī)關(guān)文印正處于改制的十字路口，有人主張，機(jī)關(guān)文印應(yīng)以為機(jī)關(guān)服務(wù)為主；有人主張，機(jī)關(guān)文印應(yīng)該走向市場(chǎng)，在做好機(jī)關(guān)服務(wù)的同時(shí)，參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)。眾說紛紜，尚無定論。但是有一條道理是鐵定的，那就是企業(yè)的服務(wù)對(duì)象、業(yè)務(wù)范圍決定了企業(yè)的設(shè)備投資和技術(shù)引進(jìn)。機(jī)關(guān)文件印刷少則幾十份、大到幾千份；文件的時(shí)效性要求高；保密性高，常需要在文件上打號(hào)碼來掌握文件的去向。另外，機(jī)關(guān)文件對(duì)版面格式、字體符號(hào)都有著很嚴(yán)格規(guī)定。在面向市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)時(shí)，個(gè)性化需求也越來越多，所以傳統(tǒng)膠印在滿足這些需要的過程中，往往有些力不從心：由于需要出片制版，印刷周期相對(duì)較長(zhǎng)，另外，對(duì)于文件上的號(hào)碼，需要打號(hào)機(jī)來幫忙，而數(shù)碼印刷在小批量、可變數(shù)據(jù)印刷上所具備的優(yōu)勢(shì)，就決定了它必將成為機(jī)關(guān)文印中心的重要組成部分。
原來?yè)碛行∩纳z印機(jī)的蘇州市大元印務(wù)有限公司先后于2004年和2005年引進(jìn)黑白和彩色數(shù)碼印刷機(jī)，盧鳳燕女士表示，有了數(shù)碼印刷機(jī)以后，公司為政府機(jī)關(guān)提供會(huì)議服務(wù)更加有底氣和信心。近幾年，在蘇州召開的全國(guó)性會(huì)議特別多，會(huì)議所用的一般都是100份以內(nèi)幾百頁(yè)的材料，而且需要在很短的時(shí)間內(nèi)完成，有時(shí)還會(huì)出現(xiàn)臨時(shí)修改文件的情況。如果用傳統(tǒng)印刷往往需要提前幾天安排文件印刷，無法進(jìn)行會(huì)議文件的及時(shí)更新，而且效率較低，工人需要加班加點(diǎn)，但采用數(shù)碼印刷后，既可以提高印刷的效率，減輕工作強(qiáng)度，也可以為會(huì)議提供高質(zhì)量、即時(shí)的文件服務(wù)，保證會(huì)議的圓滿舉辦。另外，數(shù)碼印刷也能滿足個(gè)性化文件的印制需求，滿足少量特殊文件的需求。
當(dāng)然，數(shù)碼印刷并不能完全滿足機(jī)關(guān)文印所有的需要，從目前國(guó)內(nèi)機(jī)關(guān)文印的普遍情況來看，大多機(jī)關(guān)文印中心在采用數(shù)碼印刷的同時(shí)，仍然保持著膠印生產(chǎn)，用數(shù)碼印刷與傳統(tǒng)印刷“兩條腿”走路。這是因?yàn)樗鼈兊臉I(yè)務(wù)并不是僅僅以文件印刷為主，往往還承擔(dān)著各種期刊、資料等的印刷，甚至隨著20世紀(jì)90年代機(jī)關(guān)文印走向市場(chǎng)，而面向社會(huì)開展經(jīng)營(yíng)，承接社會(huì)業(yè)務(wù)。有了這“兩條腿”，不管是彩色業(yè)務(wù)，還是黑白業(yè)務(wù)，不管是長(zhǎng)版活，還是短版活，機(jī)關(guān)文印中心都可以應(yīng)付自如。
兩條腿走路：因地制宜
在盧鳳燕女士看來，盡管數(shù)碼印刷絕對(duì)是為機(jī)關(guān)服務(wù)的功臣，但是由于數(shù)碼印刷的價(jià)格和傳統(tǒng)印刷的價(jià)格畢竟不一樣，因此各個(gè)地區(qū)的接受程度還是不一樣的，各機(jī)關(guān)文印中心也要根據(jù)自身的情況因地制宜來考慮數(shù)碼印刷設(shè)備的檔次與數(shù)量，一般應(yīng)以在一兩年內(nèi)收回設(shè)備投資為宜。蘇州市大元印務(wù)有限公司之所以能夠較好地運(yùn)用數(shù)碼印刷設(shè)備，還得益于蘇州經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展，機(jī)關(guān)文印的要求比較高，文件量也比較大，相對(duì)而言，國(guó)內(nèi)其他地方的機(jī)關(guān)文印可能沒有這么大的文件量。而且在國(guó)外，1000份以下都可以用數(shù)碼印刷來印，但是按照國(guó)內(nèi)的印刷工價(jià)，印量在100份以下，客戶能夠接受數(shù)碼印刷，但是如果是200份以上，客戶可能還是會(huì)接受傳統(tǒng)膠印。
這番話同樣在梁建生先生那里得到驗(yàn)證，他認(rèn)為數(shù)碼印刷是機(jī)關(guān)文印的一條發(fā)展之路，但是規(guī)模不能太大，要根據(jù)文件量、企業(yè)編制和印刷品特點(diǎn)來定。在廣州，市委、市政府和人大機(jī)關(guān)并不是集中在一起辦公，隨之，便有多個(gè)機(jī)關(guān)印刷廠在為不同的機(jī)關(guān)服務(wù)，這樣，每個(gè)機(jī)關(guān)印刷廠的文件量并不大，所以盡管廣州市人大常委會(huì)機(jī)關(guān)印刷廠擁有著先進(jìn)的數(shù)碼印刷機(jī)，其利用率也并不是特別高。同時(shí)，他還指出，如果機(jī)關(guān)文印中心專注于為機(jī)關(guān)內(nèi)服務(wù)，作為辦公自動(dòng)化的一個(gè)部分，為機(jī)關(guān)提供文件整理，打印輸出及信息存儲(chǔ)等服務(wù)，那么，數(shù)碼印刷將會(huì)在機(jī)關(guān)文印中得到更大的作用。
縱觀全國(guó)，各地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平不一樣，政府信息化程度不一樣，機(jī)關(guān)文印所面對(duì)的需求也不一樣。據(jù)悉，現(xiàn)在很多地區(qū)實(shí)行政府定點(diǎn)采購(gòu)制，政府文件印刷不再是機(jī)關(guān)文印中心的“鐵飯碗”，印刷企業(yè)只要是達(dá)到相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和條件的，都可以為機(jī)關(guān)文印提供服務(wù)。作為機(jī)關(guān)文印中心，為政府各部門提供最周到、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)不僅是服務(wù)好機(jī)關(guān)的最基本要求，也是機(jī)關(guān)文印中心自身能否生存與發(fā)展的前提條件。所以，新技術(shù)的采用是必然之勢(shì)，我們也希望數(shù)碼印刷能夠在機(jī)關(guān)文印中心的發(fā)展當(dāng)中發(fā)揮出越來越重要的作用。
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