記憶所及，從六、七十年代出現(xiàn)文字處理終端機(jī)（WordProcessor，可能讀者還不一定知道有這種產(chǎn)品。在有個(gè)人電腦之前，一種「智能」打字機(jī)，亦可想象為一具只能作文字處理的電腦）的時(shí)候，就已經(jīng)具備一項(xiàng)稱為MailMerge的功能，當(dāng)用戶需要印刷大批內(nèi)容相同，只有小量資料改變的信件，例如收件人的名字、所屬機(jī)構(gòu)及個(gè)人資料需要每封都不同時(shí)，用戶就可以用一些特殊的符號(hào)來(lái)代替這些資料，如###NAME來(lái)代表收件人的名字，再將大量收件人名字列在另一個(gè)檔案內(nèi)，然後利用MailMerge功能，處理器就會(huì)根據(jù)列表內(nèi)的名字，取代那特別符號(hào)，生成完整的信件并打印，就可以很快速地印制大量信件了。
這或許算是最早期的數(shù)據(jù)出版(DatabasePublishing)，當(dāng)時(shí)或許仍得倚靠文本檔案，沒(méi)有用上復(fù)雜的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，但從實(shí)際應(yīng)用方式來(lái)衡量，這倒是個(gè)非常有效的數(shù)據(jù)出版應(yīng)用。然而經(jīng)過(guò)了二、三十年，雖然電腦、文書(shū)和圖象處理、數(shù)據(jù)庫(kù)、資訊技術(shù)等都已經(jīng)大躍進(jìn)了，倒反數(shù)據(jù)出版就似乎停滯不前，缺乏創(chuàng)新和突破性的應(yīng)用，到今時(shí)今日都沒(méi)有發(fā)展成為普及化產(chǎn)品。
當(dāng)然這不是說(shuō)數(shù)據(jù)出版沒(méi)有甚麼大發(fā)展，相反，不少數(shù)據(jù)出版系統(tǒng)已經(jīng)非常成熟，甚至步向智能化。但明顯地，數(shù)據(jù)出版幾乎變成大型專(zhuān)用出版系統(tǒng)的代名詞，只有非常復(fù)雜和處理大量數(shù)據(jù)的應(yīng)用系統(tǒng)，才會(huì)使用。從早期的分類(lèi)廣告系統(tǒng)，到制作產(chǎn)品目錄、電話簿和報(bào)刊采編（特別是馬經(jīng)及財(cái)經(jīng)版）等等，都已經(jīng)開(kāi)始利用數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)儲(chǔ)存要印刷的資訊，再按照個(gè)別需要從數(shù)據(jù)庫(kù)調(diào)用資料，經(jīng)由特定的程式來(lái)編排及自動(dòng)生成版面。
數(shù)據(jù)出版的原理很簡(jiǎn)單，首先將需要出版的內(nèi)容輸入電腦，并且利用數(shù)據(jù)庫(kù)儲(chǔ)存內(nèi)容分類(lèi)，再根據(jù)出版條件選取所需內(nèi)容，然後按預(yù)先設(shè)計(jì)的樣式編排版面。數(shù)據(jù)出版應(yīng)用范圍很廣泛，總括而言，只要能符合下面三個(gè)條件，就能夠有效地發(fā)揮其優(yōu)點(diǎn)；
（一）有關(guān)行業(yè)的電腦化程度高，要印刷出版的資訊已經(jīng)利用電腦儲(chǔ)存，甚至有適當(dāng)?shù)姆诸?lèi)，要利用數(shù)據(jù)庫(kù)處理和出版就更方便。例如產(chǎn)品分銷(xiāo)往往要印制大量產(chǎn)品目錄，由於不少宣傳數(shù)據(jù)已經(jīng)儲(chǔ)存在數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)，只需要將兩者連接，就可以提高運(yùn)作效率。
（二）需要處理的資訊量非常龐大，要倚靠高度自動(dòng)化來(lái)提高工作效率，甚至以數(shù)據(jù)為主，或按數(shù)據(jù)來(lái)篩選出版內(nèi)容。
（三）此外，如果需要不時(shí)更新數(shù)據(jù)和改變分類(lèi)和編排方法，然後反覆印制同樣或同類(lèi)內(nèi)容就更適合采用數(shù)據(jù)出版了。
報(bào)刊雜志的分類(lèi)廣告和黃頁(yè)目錄的制作就早已開(kāi)始利用數(shù)據(jù)出版，雖然行業(yè)的電腦化程度不同，但由於分類(lèi)廣告的數(shù)量極高，又需要反覆印制，而且非常重視排序和分類(lèi)方法，因此利用數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)儲(chǔ)存分類(lèi)廣告，并記錄有關(guān)的出版條件，例如刊登日期、分類(lèi)、廣告大小和其他刊登條件，再按出版條件利用人工智能來(lái)編排，這不但可以減少手工拼版所需要的時(shí)間，更重要的是輸入數(shù)據(jù)和制作，甚至財(cái)務(wù)都根據(jù)同一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)計(jì)算，直接利用數(shù)據(jù)出版可以確保資料無(wú)誤，從而減少許多部門(mén)間的審核工作，進(jìn)一步提升工作效率。
推而廣之，數(shù)據(jù)出版在系統(tǒng)化和自動(dòng)化的大趨勢(shì)中會(huì)愈來(lái)愈重要，例如在歐美極為流行，擅於處理期刊(Journal)和手冊(cè)(Manual)的排版軟件FrameMaker，其操作原理就建基在數(shù)據(jù)出版之上，利用SGML有系統(tǒng)地儲(chǔ)存出版內(nèi)容，并且準(zhǔn)確地處理和控制不同版本、不斷更新和不同語(yǔ)言的內(nèi)容資訊，不但可以提高效率，更重要的是避免手民之誤，想想要是重要儀器的手冊(cè)編排錯(cuò)誤，可能會(huì)出現(xiàn)極嚴(yán)重的後果。
此外，利用簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)庫(kù)軟件，例如FileMaker或Access等，配合簡(jiǎn)易編程語(yǔ)言(Script)來(lái)將排版程序自動(dòng)化，可以直接印制財(cái)務(wù)報(bào)告、產(chǎn)品目錄、直銷(xiāo)郵件等。如果采用架構(gòu)更靈活的排版軟件，例如InDesign等，甚至可以將數(shù)據(jù)出版應(yīng)用在名片和宣傳單張的制作上。隨著各行各業(yè)的電腦化程度不斷提高和互聯(lián)網(wǎng)的普及，數(shù)據(jù)出版的應(yīng)用層面會(huì)愈來(lái)愈廣泛，發(fā)展速度也會(huì)突飛猛進(jìn)
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