記憶所及，從六、七十年代出現(xiàn)文字處理終端機（WordProcessor，可能讀者還不一定知道有這種產(chǎn)品。在有個人電腦之前，一種「智能」打字機，亦可想象為一具只能作文字處理的電腦）的時候，就已經(jīng)具備一項稱為MailMerge的功能，當用戶需要印刷大批內(nèi)容相同，只有小量資料改變的信件，例如收件人的名字、所屬機構(gòu)及個人資料需要每封都不同時，用戶就可以用一些特殊的符號來代替這些資料，如###NAME來代表收件人的名字，再將大量收件人名字列在另一個檔案內(nèi)，然後利用MailMerge功能，處理器就會根據(jù)列表內(nèi)的名字，取代那特別符號，生成完整的信件并打印，就可以很快速地印制大量信件了。
這或許算是最早期的數(shù)據(jù)出版(DatabasePublishing)，當時或許仍得倚靠文本檔案，沒有用上復(fù)雜的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，但從實際應(yīng)用方式來衡量，這倒是個非常有效的數(shù)據(jù)出版應(yīng)用。然而經(jīng)過了二、三十年，雖然電腦、文書和圖象處理、數(shù)據(jù)庫、資訊技術(shù)等都已經(jīng)大躍進了，倒反數(shù)據(jù)出版就似乎停滯不前，缺乏創(chuàng)新和突破性的應(yīng)用，到今時今日都沒有發(fā)展成為普及化產(chǎn)品。
當然這不是說數(shù)據(jù)出版沒有甚麼大發(fā)展，相反，不少數(shù)據(jù)出版系統(tǒng)已經(jīng)非常成熟，甚至步向智能化。但明顯地，數(shù)據(jù)出版幾乎變成大型專用出版系統(tǒng)的代名詞，只有非常復(fù)雜和處理大量數(shù)據(jù)的應(yīng)用系統(tǒng)，才會使用。從早期的分類廣告系統(tǒng)，到制作產(chǎn)品目錄、電話簿和報刊采編（特別是馬經(jīng)及財經(jīng)版）等等，都已經(jīng)開始利用數(shù)據(jù)庫來儲存要印刷的資訊，再按照個別需要從數(shù)據(jù)庫調(diào)用資料，經(jīng)由特定的程式來編排及自動生成版面。
數(shù)據(jù)出版的原理很簡單，首先將需要出版的內(nèi)容輸入電腦，并且利用數(shù)據(jù)庫儲存內(nèi)容分類，再根據(jù)出版條件選取所需內(nèi)容，然後按預(yù)先設(shè)計的樣式編排版面。數(shù)據(jù)出版應(yīng)用范圍很廣泛，總括而言，只要能符合下面三個條件，就能夠有效地發(fā)揮其優(yōu)點；
（一）有關(guān)行業(yè)的電腦化程度高，要印刷出版的資訊已經(jīng)利用電腦儲存，甚至有適當?shù)姆诸?，要利用?shù)據(jù)庫處理和出版就更方便。例如產(chǎn)品分銷往往要印制大量產(chǎn)品目錄，由於不少宣傳數(shù)據(jù)已經(jīng)儲存在數(shù)據(jù)庫內(nèi)，只需要將兩者連接，就可以提高運作效率。
（二）需要處理的資訊量非常龐大，要倚靠高度自動化來提高工作效率，甚至以數(shù)據(jù)為主，或按數(shù)據(jù)來篩選出版內(nèi)容。
（三）此外，如果需要不時更新數(shù)據(jù)和改變分類和編排方法，然後反覆印制同樣或同類內(nèi)容就更適合采用數(shù)據(jù)出版了。
報刊雜志的分類廣告和黃頁目錄的制作就早已開始利用數(shù)據(jù)出版，雖然行業(yè)的電腦化程度不同，但由於分類廣告的數(shù)量極高，又需要反覆印制，而且非常重視排序和分類方法，因此利用數(shù)據(jù)庫來儲存分類廣告，并記錄有關(guān)的出版條件，例如刊登日期、分類、廣告大小和其他刊登條件，再按出版條件利用人工智能來編排，這不但可以減少手工拼版所需要的時間，更重要的是輸入數(shù)據(jù)和制作，甚至財務(wù)都根據(jù)同一個數(shù)據(jù)庫來計算，直接利用數(shù)據(jù)出版可以確保資料無誤，從而減少許多部門間的審核工作，進一步提升工作效率。
推而廣之，數(shù)據(jù)出版在系統(tǒng)化和自動化的大趨勢中會愈來愈重要，例如在歐美極為流行，擅於處理期刊(Journal)和手冊(Manual)的排版軟件FrameMaker，其操作原理就建基在數(shù)據(jù)出版之上，利用SGML有系統(tǒng)地儲存出版內(nèi)容，并且準確地處理和控制不同版本、不斷更新和不同語言的內(nèi)容資訊，不但可以提高效率，更重要的是避免手民之誤，想想要是重要儀器的手冊編排錯誤，可能會出現(xiàn)極嚴重的後果。
此外，利用簡單的數(shù)據(jù)庫軟件，例如FileMaker或Access等，配合簡易編程語言(Script)來將排版程序自動化，可以直接印制財務(wù)報告、產(chǎn)品目錄、直銷郵件等。如果采用架構(gòu)更靈活的排版軟件，例如InDesign等，甚至可以將數(shù)據(jù)出版應(yīng)用在名片和宣傳單張的制作上。隨著各行各業(yè)的電腦化程度不斷提高和互聯(lián)網(wǎng)的普及，數(shù)據(jù)出版的應(yīng)用層面會愈來愈廣泛，發(fā)展速度也會突飛猛進。
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